Covid-19 verandert kantoren … voorgoed

Gisteren haalde ik mijn zoon op van school en keek ik op de brandstofmeter van de auto. Die was nog meer dan 90% vol. De laatste keer dat ik getankt heb, was echter 9 weken geleden op de dag af. Sinds de uitbraak en al voor de ‘intelligente lockdown’ ben ik tot de conclusie gekomen dat in ieder geval voorlopig voorzichtigheid op zijn plaats is en werk ik vanuit huis en doe zoveel mogelijk op de fiets.

Nu het aantal besmettingen afneemt en bepaalde bedrijfstakken weer open mogen, begint ook het gevoel van onoverwinnelijkheid terug te keren bij veel mensen en wordt het ook op kantoren steeds drukker. Gaat alles weer terug naar het oude?

Thuiswerken gaat enorm toenemen

Uit mijn eigen online onderzoekje blijkt dat het thuiswerken waaraan iedereen steeds meer gewend geraakt lijkt, populairder wordt. Het percentage thuiswerken viel mij eerlijk gezegd tegen. Meer dan de helft gaf aan weinig of niet thuis te werken.

60% werkte niet of onregelmatig thuis

Dit is wel radicaal veranderd. Meer dan de helft geeft aan meer thuis te gaan werken uit praktische overweging. Van degenen die terug gaan naar hun oude manier van werken was de helft gewend thuis te werken. Per saldo gaat maar 20% van de respondenten structureel terug naar kantoor, hetzij omdat thuis werken niet bevalt, of omdat ze dat gewend zijn.

53% wil uit praktische overweging meer thuis werken

Op de vraag hoe men het kantoor ziet veranderen kwam ook een weinig verrassend antwoord. Slechts 13 % denkt dat alles bij het oude blijft. 68% denkt dat de verandering in de manier van werken ook gevolgen zal hebben voor de inrichting van kantoren.

Twee-derde van de ondervraagden denkt dat de kantoorinrichting gaat veranderen door Covid-19

Om goed thuis te kunnen werken moeten sommige voorzieningen waarschijnlijk nog wel worden veranderd…

Thuiswerkplek en coworking

Niet iedereen heeft een goede werkplek. Daarbij gaf een aanzienlijk deel van de respondenten (13%) aan naar kantoor te willen vanwege de beperkte mogelijkheden thuis te werken. De fiscale voorzieningen voor thuis werken zijn behoorlijk ingeperkt met de Werkkostenregeling. Dit is iets om met een belastingadviseur te bespreken.

Een andere mogelijkheid die in de praktijk nog heel weinig wordt gebruikt, is een coworkinglocatie of kantoorhub. Coworkinglocaties zijn vaak heel goed gesitueerd in de buurt van openbaar vervoer, met voldoende parkeergelegenheid en een inspirerende inrichting. Waarom zou iemand 30 kilometer of meer naar kantoor rijden, wanneer een geschikte locatie om de hoek is?

Digitalisering

Hoewel het aantal medewerkers op kantoor aanzienlijk is afgenomen door de maatregelen die bedrijven hebben genomen, is het printverkeer relatief hoog. Waar nog veel postaal wordt verwerkt, is het ook nodig om fysiek op kantoor met de multifunctional en de stapel briefpapier te zijn.

Om thuis te kunnen werken moet de communicatie worden gedigitaliseerd. En dan bedoel ik niet e-mail maar veilige, digitale communicatie. Facturatie via Simpler Invoicing, veilig en efficiënt. Brieven en andere informatie ondertekend met een certificaat in plaats van een vulpen. Zelfs het certificaat kan tegenwoordig al vanuit de cloud worden gekoppeld. En in andere gevallen is een portaal een oplossing om veilig informatie uit te wisselen.

Cloud software

Veel bedrijven werken nog met terminal servers. Vaak is dat noodgedwongen omdat de software die gebruikt wordt op ouderwetse client-server technologie gebaseerd is. Een terminal server werkt op zich prima, maar met de enorme toename van het gebruik van de cloud (Azure West-Europa +40%!) is een terminal server wel een enorm resource-intensieve en verspillende manier van application delivery.

Hierbij kun je uiteraard niet over één nacht ijs gaan. Behalve de selectie van goede software betekent het ook iets voor je endpoiunts. Afscheid van terminal servers betekent ook afscheid van thin clients. Dat is sowieso met thuiswerken een aandachtspunt. Thin clients en terminal server in het algemeen zijn niet erg geschikt voor videoconferencing. Daarbij kan een thin client niet zomaar thuis worden gebruikt. Alle medewerkers hebben een laptop nodig.

Telefonie

Telefonie zal nog een tijd blijven bestaan ook al neemt videoconferencing nu een enorme vlucht. Organisaties met een traditionele telefooncentrale hebben hierbij een uitdaging. Soms is het mogelijk een soort remote-office functie in te stellen. Zo kan iedereen thuis via de telefooncentrale bellen. Maar tegenwoordig zijn er ook hosted telefooncentrale diensten en kan ook Microsoft Teams als telefooncentrale worden gebruikt.

Hotdesking

Met al die thuiswerkers zou je de kantoortijgers bijna vergeten. Wanneer medewerkers thuis, in coworking locaties en op andere plekken werken is het lastig het overzicht te houden. Daarbij wil je medewerkers die nog steeds op kantoor komen ook goed faciliteren en een goede werkplek aanbieden met genoeg persoonlijke ruimte.

Om dit mogelijk te maken is een hotdesking systeem heel geschikt. Hiermee registreert iedereen waar gewerkt wordt. Het is mogelijk een werkplek of overlegruimte op een vestiging of coworkinglocatie te reserveren zodat locaties niet overbelast worden. Mocht in de coronatijd een contactonderzoek nodig zijn dan laat het log zien wie mogelijk besmet is. Daarbij wordt direct inzichtelijk hoe efficiënt een kantoor gebruikt wordt en wat de kosten van een werkplek per medewerker zijn.

Strategische visie noodzakelijk

Hierboven staan zomaar enkele overwegingen die voor de meeste bedrijven gelden. Maar ook de inrichting van het kantoor, wellicht het verminderen van het aantal werkplekken, uitbreiden van videoconferencing en – sorry voor sommige respondenten – verder flexibiliseren van de inrichting van het kantoor vraagt om een strategische visie. Daarbij vindt er ook een verschuiving in kosten plaats. Huisvestingskosten, porti, autokosten en kantoorkosten kunnen wellicht worden bespaard. Videoconferencing systemen, kleine verbouwingen, nieuwe software en uitbreiding van het aantal laptops brengen natuurlijk wel een investering met zich mee.

Uit de opmerkingen in mijn onderzoek blijkt dat bij sommige (niet met name genoemde) organisaties nog niet wordt nagedacht of gecommuniceerd over het beleid wanneer het nieuwe normaal zijn intrede doet of het virus (hopelijk) bedwongen is.

Nog een laatste punt wat ik wil delen, is dit. Zolang het virus actief is en er geen vaccin beschikbaar is, zullen we onszelf zaken moeten ontzeggen om een nieuwe verspreidingsgolf te voorkomen. Bij de beantwoording van de vraag over bewust omgaan met risico op verspreiding merkte ik dat het vertrouwen in elkaar in de afgelopen week behoorlijk gedaald is van meer dan 90% naar 72%.

28% van de respondenten

De tendens van nieuwsberichten is dat mensen nonchalanter worden ten aanzien van de crisismaatregelen. Laten we daarom rekening met elkaar blijven houden en bewijzen allemaal het virus te willen verslaan!

Blijf gezond!

Dit blog is op persoonlijke titel. De resultaten die hierboven zijn gepresenteerd zijn gebaseerd op meer dan 100 volledige antwoordlijsten die anoniem zijn ingevuld. Het formulier is niet gesloten. Mochten de inzichten nog veranderen – wat ik niet verwacht – dan zal ik dit meenemen in een vervolgblog of in de comments bij dit blog.

Published with StoryChief

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *