Microsoft Teams, Haarlemmerolie voor het accountantskantoor?

Het afgelopen jaar hoorde ik steeds meer accountantskantoren gebruik maken van Microsoft Teams. En dat is niet zo vreemd als je ziet hoeveel Microsoft investeert in het platform en dat het grotendeels gratis is, tenminste, een onderdeel van de meeste Office 365 abonnementen. Teams wordt soms voorgesteld als de oplossing voor problemen waarvan je niet wist dat je ze had. Het is een portaal, een documentbeheersysteem en meer. Is Teams de Haarlemmerolie, de oplossing, voor alles?

Er komen ook steeds nieuwe functionaliteiten bij zoals het blurren van je achtergrond, captions met ondertiteling of zelfs vertaling, priv├ę-kanalen en nog veel meer. Het is bijna niet bij te houden hoe snel Teams wordt uitgebreid.

Ik ben zelf ook erg onder de indruk van de mogelijkheden van Teams, of breder nog Office 365. Bij Focudis maken we gebruik van Teams, Sharepoint, Onedrive, Planner, Forms, Whiteboard en nog veel meer. En dat werkt heel fijn samen.

Maar toch wil ik in dit blog waarschuwen de keuze voor Teams niet licht op te vatten. Als uitgangspunt neem ik een kantoor wat al beschikt over een Office 365 E3 licentie voor alle medewerkers.

Teams als portaal

Een van de use cases van Teams is een portaal. Portalen brengen behoorlijke kosten met zich. Teams kost niets extra dus hier is een kostenbesparing mogelijk. Of als een kantoor geen portaal heeft, is het een mogelijkheid meer online samen te werken met klanten.

Dit klinkt allemaal goed, maar denk ook na over de risico's. Wie onderhoudt de teams? Is dat een specifieke medewerker in het kantoor? En hoe bepaal je wie toegang heeft tot een bepaald team? Iedereen binnen een team heeft dezelfde rechten, zowel de klantverantwoordelijke als de jongste assistent, als de klant. En wat doe je met het secretariaat. Krijgen die medewerkers toegang tot alle teams om documenten te kunnen versturen? Als je een salarisadministratie voort voor een klant, maak je dan een apart team daarvoor aan zodat alleen de bevoegde HR medewerker toegang heeft? En voor de IB aangifte van de DGA? Voor je het weet heb je vijf of zes teams per klant!

Sinds kort is het mogelijk 'private channels' aan te maken waarin niet alle teamleden kunnen. Andersom kan helaas niet, het is niet mogelijk iemand alleen tot een specifiek kanaal toegang te geven. Maar ook private channels zijn niet echt een oplossing. Er wordt namelijk 'onder water' een aparte teamsite voor het kanaal aangemaakt.

Kortom, voordat je Teams inzet als klantportaal, denk goed na over de inrichting en de consequenties. Daarbij is een goed portaal meer dan alleen chatten en uitwisselen van documenten.

Teams als documentbeheersysteem

Wellicht ben je op basis van het bovenstaande wat voorzichtiger met het gebruik van Teams als samenwerkplatform met klanten, maar onderling dan? Het is immers gratis en dat is goedkoper dan serveropslag. Overigens worden bestanden in een Team automatisch opgeslagen in een teamsite in Sharepoint met dezelfde rechten als op het teamkanaal.

Zoals ik al schreef gebruiken we bij Focudis Teams en Sharepoint ook als documentopslag. Ik noem het bewust even geen DMS omdat Sharepoint naar mijn mening geen documentbeheersysteem is. Documenten in Sharepoint worden opgeslagen in Sites. Ieder team heeft zijn eigen site. Ieder team en iedere site kan zijn eigen rechtentoewijzing hebben/ Wanneer je in Teams verwijst naar een document uit een ander team, moet een kopie worden gemaakt om te garanderen dat de rechtentoewijzing goed is zodat de teamleden toegang hebben tot het document.

Dus stel dat je in het fiscale team van de klant verwijst naar een specificatie uit het jaarrekeningdossier in een ander team, dan wordt het document gedupliceerd. En eventuele wijzigingen worden niet tussen de 2 exemplaren gesynchroniseerd.

In Sharepoint worden documenten in een mappenstructuur opgeslagen. Hierdoor kun je net als in een Windows folderstructuur gemakkelijk het overzicht kwijt raken. Het risico bestaat dat documenten dubbel opgeslagen worden.

Sharepoint werkt vooral goed in kleine teams met heel goede werkafspraken.

Teams als accountantsdossier

Veel software voor accountants is ouderwets, ondersteunt geen samenwerking met de klant en beschikt niet over goed documentbeheer met bijvoorbeeld versiebeheer en rechtenstructuur. En Sharepoint is gratis. De gedachte Sharepoint en Teams in te zetten voor een controledossier is daarom niet onlogisch.

Maar zoals ik hierboven al uitlegde zijn er diverse bezwaren tegen het gebruik van Teams als portaal of DMS. Diezelfde bezwaren zijn natuurlijk ook van toepassing op een dossier. Maar daar komt nog iets anders bij. Hoe ga je de integriteit van je dossier waarborgen als iedereen toegang heeft tot de documenten vanuit een andere toepassing dan je auditsysteem? Om Sharepoint te kunnen gebruiken als doelsysteem voor dossierinformatie moet de toewijzing van rechten beheerd worden vanuit de auditapplicatie.

Advies

Denk goed na over de implementatie van Office 365 en Teams. Laat het niet over aan enthousiaste medewerkers die hun eigen teams opzetten. Maak een implementatieplan. Neem medewerkers mee in de verandering. Anders kan iets wat gratis is toch heel duur blijken te zijn.

Dit blog is op persoonlijke titel.

Published with StoryChief

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *